Поделиться ссылкой:

Выписка и получение ЭСФ для «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана»


Электронный счет-фактура (далее ЭСФ) - счет-фактура, документ выписанный в электронном виде посредством информационной системы электронных счетов-фактур (далее ИС ЭСФ). Форма ЭСФ утверждена Приказом Министра финансов РК от 9 февраля 2015 года № 77 «Об утверждении Правил документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронном виде».  

  Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» позволяет выписывать и получать электронные счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов электронных счетов-фактур. 

    Выписка выданного ЭСФ в конфигурации осуществляется следующим образом: 
1.    На основании документа Счет-фактура (выданный) создается документ ЭСФ;
2.    Далее ЭСФ выгружается в XML файл;
3.    Выгруженный XML файл импортируется в ИС ЭСФ;
4.    ЭСФ, импортированный в ИС ЭСФ из XML файла отправляется получателю через ИС ЭСФ;
5.    Отправленный ЭСФ выгружается из ИС ЭСФ в XML файл;
6.    XML файл загружается в конфигурацию. Для ЭСФ, имеющегося в информационной базе, фиксируются результаты его обработки (присваивается регистрационный номер, статус отправки и другие данные).

    Для получения входящего ЭСФ выполняем следующие действия: 
1.    Входящий ЭСФ выгружается из ИС ЭСФ в XML файл;
2.    XML файл загружается в конфигурацию, в результате чего создается документ ЭСФ;
3.    На основе созданного документа ЭСФ в конфигурации создается документ Счет-фактура (полученный).
    Схематично  процесс обмена ЭСФ между конфигурацией и ИС ЭСФ выглядит следующим образом.

Перед тем, как начать обработку ЭСФ, необхдимо произвести настройку конфигурации и выполнить настройку обмена ЭСФ. Для этого, заходим в разде Администрирование – Общие настройки – Электронные счета-фактуры.
  В настройках обмена электронными счетами-фактурами устанавливается галочку на пункте «Обмен с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов». На этом настройка обмена ЭСФ завершена.

Выписка ЭСФ 

Рассмотрим процесс выписки ЭСФ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» более детально.

1.   Создание документа ЭСФ  

В соответствии со статьей 263 НК РК поставщик вправе выписывать счета-фактуры как в электронном виде, так и на бумажном носителе. При этом часть документов может выписываться в электронном виде, а часть на бумажном носителе. Поэтому способ выписки конкретного документа в конфигурации указывается в форме счета-фактуры. 

 При выписке счета-фактуры в электронном виде, необходимо установить признак «В электронном виде» и создается документ Электронный счет-фактура (гиперссылка «Создать ЭСФ»). 

Электронный счет-фактура заполняется автоматически данными из документа Счет-фактура. При этом  пользователь может скорректировать или дозаполнить данные ЭСФ (Еще - Редактировать документ). Документ ЭСФ имеет форму аналогичную электронному документу ИС ЭСФ и содержит все необходимые разделы, утвержденные Правилами документооборота ЭСФ
При создании ЭСФ находится в состоянии «Документ готов к отправке получателю через ИС ЭСФ».

2.    Выгрузка документа ЭСФ в XML файл 

Выгрузка документа ЭСФ в XML файл производится  по кнопке «Выгрузить в файл», которая расположена в документе Электронный счет-фактура. При выгрузке в выбранной папке сохраняется файл в формате XML. 

Кроме выгрузки одного документа, система позволяет произвести выгрузку целого пакета документов ЭСФ. Выгрузить сразу несколько исходящих ЭСФ в один XML файл можно в форме списка Электронные счета-фактуры (выданные). Данная форма доступна в разделе Покупка и продажа – Продажа – Электронные счета-фактуры (выданные). Для этого необходимо выделить ЭСФ (комбинация клавиш Ctrl+A – для выделения всех ЭСФ в списке, либо Ctrl и нажимая на требуемые ЭСФ левой кнопкой мыши), которые мы хотим отправить и нажать на кнопку «Выгрузить».

3. Импорт документа ЭСФ в ИС ЭСФ

После выгрузки, XML файл импортируется в ИС ЭСФ для отправки ЭСФ получателю. 

Для этого необходимо зайти в ИС ЭСФ, которая доступна по адресу https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login. Импорт ЭСФ производится по кнопке «Импортировать», которая расположена в разделе «Журнал Счетов-фактур». При нажатии на данную кнопку открывается окно для импорта. По кнопке «Выбрать файл» открывается окно для выбора ранее выгруженного из конфигурации XML файла. После выбора файла необходимо нажать на кнопку «Загрузить». 

Если ошибок во время от правки не обнаружено, то загруженный файл ЭСФ отображается в левой части окна, в разделе «В работе» - «Импортированные».  

Будьте внимателны! Если импорт файла прошел успешно, это не означает, что ЭСФ зарегистрирован в системе и отправлен покупателю. Для этого ЭСФ необходимо отправить. 

 4. Отправка документа ЭСФ в ИС ЭСФ 

Отправка ЭСФ получателю осуществляется по кнопке «Отправить», которая доступна как в журнале импортированных счетов – фактур, также и в самом ЭСФ.

 Обратите внимание! Датой выписки ЭСФ является дата отправки в ИС ЭСФ. При этом дата выписки и дата совершения оборота могут отличаться (статья 263 НК РК). 

  После того, как ЭСФ будет отправлена, ей присваивается регистрационный номер и он перемещается из раздела «В работе» в раздел «Отправленные». Такой ЭСФ можно считать официально зарегистрированным в ИС ЭСФ и он может быть выгружен в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для обновления ЭСФ, содержащегося в конфигурации, а также для регистрации результатов обработки ЭСФ.

5. Выгрузка документа ЭСФ из ИС ЭСФ

Для того, чтобы произвести выгрузку документа ЭСФ из ИС ЭСФ необходимо нажать кнопку «Экспортировать», которая располагается в журнале Счетов-фактур. Для экспорта ЭСФ в журнале счетов-фактур отмечаются ЭСФ, которые необходимо импортировать в конфигурацию. После выбора ЭСФ, нажимаем на кнопку «Экспортировать». Послеэтого система автоматически создает документ в формате XML, который можно импортировать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана». 

6. Загрузка документа ЭСФ из XML файла в конфигурацию

Для того, чтобы произвести загрузку документа ЭСФ из XML файла в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» необходимо пройти в раздел Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов. В форме осуществляется загрузка как исходящих, так и входящих ЭСФ. Нажимаем по кнопке «Загрузить из файлов», расположенной вверхней части. При нажатии на данную кнопку открывается диалоговое окно для выбора файла, выгруженного из ИС ЭСФ.

Во время загрузке происходит поиск ранее выписанногодокумента ЭСФ, который соответствует загружаемому из ИС ЭСФ. Если ЭСФ с соответствующими данными найден в конфигурации, то он отобразится в табличной части формы, в графе «Электронный счет-фактура». Для того, чтобыобновить данные из загружаемого ЭСФ необходимо воспользоваться кнопкой «Создать/обновить электронные счета-фактуры». При нажатие на эту кнопку, данные документа ЭСФ, который содержится в конфигурации обновятся на данные из загружаемого документа ЭСФ. Состояние документа ЭСФ изменится на «Документ успешно принят сервером ИС ЭСФ», в документе отобразится регистрационный номер, присвоенный ИС ЭСФ. 

 Если ЭСФ с соответствующими данными не будет найден, нажав накнопку «Создать/обновить электронные счета-фактуры» можно создать новый документ ЭСФ. Основанием для его заполнения послужат данные ЭСФ, импортированного из ИС ЭСФ.

Особенности выписки исправленного ЭСФ

Порядок выписки исправленного счета-фактуры регулируется статьей 263 НК РК. Исправленный счет-фактура выписывается для исправления ошибок, внесения изменений в ранее выписанный счет-фактуру. При выписке исправленного счета-фактуры, основной счет-фактура подлежит аннулированию. 

Выписка исправленного ЭСФ в конфигурации происходит так же, как и выписка основного ЭСФ за исключением некоторых моментов.  

  • При выписке исправленного документа ЭСФ, в документе Счет-фактура (выданный) в графе «Вид счета-фактуры» указывается вид «исправленный». В поле «Основной счет-фактура» указывается ранее выписанный основной счет-фактура, к которому выписывается исправленный.  
  • Далее исправленный документ ЭСФ выгружается в XML файл и импортируется в ИС ЭСФ. В ИС ЭСФ производится его отправка получателю.
  • Основной ЭСФ (после отправки выписанного к нему исправленного) меняет статус на «Аннулирован» и перемещается в раздел журнала счетов-фактур «Аннулированные».
  • После этого исправленный и основной документы ЭСФ экспортируются из ИС ЭСФ в XML  файл для дальнейшей загрузки в конфигурацию.
  • Загрузка в конфигурацию исправленного и основного ЭСФ осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов.
    При загрузке исправленного ЭСФ, данные ЭСФ, созданного в конфигурации обновляются, состояние меняется на «Документ успешно принят сервером».
  • В основном ЭСФ (аннулированном) устанавливается статус «Документ аннулирован по причине: Создание исправленного электронного счета-фактуры». Документ Счет-фактура (выданный), которому соответствует ЭСФ, также аннулируется.

Особенности выписки дополнительного ЭСФ

Порядок выписки дополнительного счета-фактуры определен статьей 265 НК РК.

  Выписка дополнительного документа ЭСФ в конфигурации похожа на выписку основного документа ЭСФ. При заполнении документа Счет-фактура (выданный) в строке «Вид счета-фактуры» указывается вид «дополнительный». В поле «Основной счет-фактура» указывается ранее выписанный счет-фактура, к которому выписывается дополнительный. 

Далее действия для дополнительного ЭСФ идентичны действиям с обычным ЭСФ.

Получение документа ЭСФ

     Получение входящих документов ЭСФ выполняется следующим образом: 
1.    Входящий документ ЭСФ выгружается из ИС ЭСФ в XML файл;
2.    XML файл загружается в конфигурацию;
3.    На основе загруженного документа ЭСФ в конфигурации создается документ ЭСФ (полученный).
  В ИС ЭСФ полученный документ ЭСФ отображается в разделе «Полученные» журнала счетов-фактур. Для того, чтобы выгрузить документ ЭСФ в XML файл, его необходимо отметить и нажать на кнопку «Экспортировать». ЭСФ сохранится в XML файле, который можно импортировать в конфигурацию.
  Импорт файла в конфигурацию осуществляется  в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов (также как и исходящих ЭСФ).
  По кнопке «Создать/обновить электронные счета-фактуры» в конфигурации создается входящий ЭСФ. 

Созданный в конфигурации документ ЭСФ необходимо отразить в учете при помощи документа Счет-фактура (полученный). Сделать это можно в самой форме ЭСФ при помощи гиперссылки «Документ не отражен в учете», либо по кнопке «Отражение в учете». 

  Отражение данных в учете выполняется следующим образом:
1.      Либо создается новый  Счет-фактура полученный на основании ЭСФ.
2.      Либо выбирается существующий (ранее созданный) Счет-фактура полученный.
При этом данные существующего счета-фактуры обновляются в соответствии с данными ЭСФ.
После выполнения всех описанных действий в конфигурации создаются документы Электронный счет-фактура (полученный) и документ Счет-фактура» (полученный).